La Shadow AI è il nuovo Shadow IT: è già nella tua azienda?

L'uso nascosto di strumenti AI in azienda

Negli ultimi anni, l'uso della tecnologia AI è diventato sempre più diffuso tra i dipendenti delle aziende, spesso senza il consenso o la supervisione del reparto IT. Strumenti come ChatGPT, Claude e Gemini, insieme a numerose estensioni e tool AI verticali, vengono utilizzati per ottimizzare processi lavorativi e migliorare l'efficienza. Tuttavia, questo fenomeno, noto come "shadow AI", può comportare significativi rischi per la sicurezza dei dati aziendali.

Quando i dipendenti utilizzano questi strumenti senza linee guida o controlli adeguati, informazioni sensibili come contratti, documenti clienti, codice sorgente, preventivi, database ed email possono finire in sistemi esterni. Questo può accadere anche in modo inconsapevole: ad esempio, un dipendente potrebbe utilizzare un modello AI per rivedere una bozza di contratto, senza rendersi conto che il testo viene elaborato e potenzialmente memorizzato su server al di fuori del controllo aziendale.

L'uso dell'AI vs. l'uso irresponsabile dell'AI

Utilizzare strumenti AI può portare numerosi vantaggi, come l'automatizzazione di compiti ripetitivi e un supporto intelligente per decisioni complesse. Tuttavia, l'uso irresponsabile di questi strumenti può esporre l'azienda a rischi di sicurezza, violazioni di privacy e perdita di dati.

È importante distinguere tra un utilizzo consapevole e regolamentato dell'AI e un uso incontrollato. Ad esempio, un dipendente che utilizza un tool AI per tradurre documenti interni senza accertarsi delle politiche di conservazione dei dati del provider, sta esponendo l'azienda a rischi inutili. Al contrario, l'uso di un tool AI approvato, configurato attraverso account aziendali e con un chiaro logging delle attività, può ridurre significativamente questi rischi.

Una policy aziendale pragmatica per l'AI

Per gestire efficacemente l'uso degli strumenti AI, è fondamentale implementare una policy aziendale che non si limiti a vietarne l'uso, ma ne consenta un impiego sicuro e controllato. Ecco alcuni elementi chiave da considerare:

• Strumenti autorizzati: Creare una lista di strumenti AI autorizzati, scelti in base a criteri di sicurezza e conformità, da utilizzare all'interno dell'azienda.

• Classificazione dei dati: Stabilire quali dati possono essere elaborati tramite strumenti AI e quali devono rimanere confinati nei sistemi interni.

• Account aziendali: Utilizzare account aziendali per l'accesso agli strumenti AI, assicurando che le interazioni siano tracciabili e gestite centralmente.

• Logging delle attività: Implementare sistemi di logging per monitorare l'uso degli strumenti AI e garantire la conformità alle policy aziendali.

• Formazione: Educare i dipendenti sull'importanza della sicurezza dei dati e su come utilizzare gli strumenti AI in modo responsabile.

Esempi concreti di gestione dell'AI

Un'azienda di consulenza potrebbe, ad esempio, adottare un tool AI per l'analisi dei dati dei clienti, ma solo dopo aver configurato il sistema per anonimizzare le informazioni sensibili. Un altro esempio potrebbe essere un'azienda manifatturiera che utilizza un AI per ottimizzare le linee di produzione, assicurandosi che i dati di processo siano protetti da accessi non autorizzati.

In entrambi i casi, l'implementazione di una policy chiara e l'uso di strumenti approvati permettono di sfruttare i benefici dell'AI riducendo al minimo i rischi.

Una domanda provocatoria

Sapete davvero quali strumenti AI stanno usando oggi i vostri dipendenti? In un'epoca in cui la tecnologia evolve rapidamente e diventa sempre più accessibile, è cruciale che le aziende mantengano il controllo sugli strumenti utilizzati al loro interno. Solo una gestione consapevole e strategica dell'AI può garantire sicurezza e competitività sul mercato.